Mengumpulkan wawasan dari karyawan, mencari umpan balik dari pelanggan, dan berkomunikasi dengan pemasok sangat penting untuk pengembangan strategi perusahaan, uji tuntas, dan proses pengambilan keputusan.
Undang-undang terbaru, seperti CSRD dan CSDDD, menyoroti pelibatan pemangku kepentingan sebagai komponen kunci dari analisis materialitas ganda dan pengembangan proses uji tuntas hak asasi manusia dan lingkungan yang kuat dan tangguh (HREDD) untuk menilai, memantau, memitigasi, dan mencegah risiko terhadap lingkungan, manusia, dan perusahaan itu sendiri. Terlepas dari apakah paket omnibus Uni Eropa menunda penerapan beberapa persyaratan ini, pelibatan pemangku kepentingan yang berarti tetap merupakan praktik bisnis terbaik.
Persyaratan legislatif
Baik teks legislatif CSRD maupun CSDDD secara eksplisit menyerukan pelibatan pemangku kepentingan yang berarti. CSRD memandang pelibatan pemangku kepentingan yang terkena dampak sebagai bagian penting dari uji tuntas dan proses penilaian materialitas perusahaan. CSDDD menganggap pelibatan pemangku kepentingan sangat penting untuk melakukan uji tuntas rantai pasokan dan secara memadai menangani dampak lingkungan dan hak asasi manusia yang merugikan. Beberapa kriteria keterlibatan yang bermakna termasuk transparan dan jujur, sesuai dengan tujuan, berorientasi pada hak asasi manusia, peka terhadap konteks, dan dilakukan sebagai kerja sama dua arah.[1]
Ketahui alasan Anda
Pertanyaan pertama sebelum memulai perjalanan pelibatan pemangku kepentingan Anda harus selalu, “Mengapa kita melakukannya?” Alasan untuk melibatkan pemangku kepentingan dapat beragam, seperti mencari informasi spesifik, mengintegrasikan pemangku kepentingan dalam uji tuntas hak asasi manusia dan lingkungan serta proses pengungkapan yang terkait, mematuhi peraturan perundang-undangan, atau berkolaborasi untuk inovasi dan pengembangan produk. Memahami apa yang ingin Anda capai-dan apa yang tidak-sangat penting untuk mengidentifikasi pemangku kepentingan yang tepat dan mengembangkan pendekatan yang sesuai. Dalam konteks ini, penting juga untuk membedakan antara pelibatan pemangku kepentingan dan manajemen pemangku kepentingan. Ada beberapa pemangku kepentingan yang mungkin ingin Anda kelola, namun mereka belum tentu merupakan pemangku kepentingan yang perlu Anda libatkan untuk mendapatkan wawasan atau umpan balik spesifik tentang sesuatu.
Melakukan analisis menyeluruh
Setelah Anda menjawab pertanyaan pertama, langkah selanjutnya adalah analisis pemangku kepentingan secara menyeluruh untuk mengidentifikasi kelompok dan individu yang dapat mendukung Anda dalam mencapai tujuan Anda. Titik awal yang baik adalah memetakan pemangku kepentingan yang akan terpengaruh, dan yang tertarik dengan perusahaan Anda (atau proyek tertentu) serta pemangku kepentingan yang mungkin terpengaruh oleh sesuatu yang dilakukan oleh perusahaan Anda (atau mitra bisnis). Setelah mengidentifikasi pemangku kepentingan yang relevan, ada baiknya untuk memprioritaskan mereka berdasarkan tujuan Anda. Penentuan prioritas dapat didasarkan pada satu kriteria atau beberapa kriteria. Misalnya, pemangku kepentingan dapat diprioritaskan berdasarkan pengaruhnya terhadap bisnis Anda, pengaruh Anda untuk melibatkan mereka, serta minat dan pengetahuan mereka tentang masalah yang dihadapi.
Menemukan pendekatan yang tepat
Setelah menentukan kategori untuk memprioritaskan pemangku kepentingan, Anda harus mengelompokkan mereka untuk mengidentifikasi pendekatan dan intensitas keterlibatan yang sesuai untuk setiap kelompok. Sebagai contoh, mungkin ada pemangku kepentingan yang ingin Anda ajak bermitra di masa mendatang, sedangkan ada pemangku kepentingan lain yang tetap Anda beri informasi namun tidak ingin Anda ajak berkolaborasi. Metode pelibatan dapat sangat bervariasi, mulai dari wawancara, survei, forum komunitas, audit di tempat, atau kelompok kerja reguler. Merupakan praktik yang baik untuk memperhatikan kebutuhan pemangku kepentingan dan potensi hambatan akses dalam menentukan cara pelibatan. Hal ini dapat berkaitan dengan tempat pelibatan dilakukan, bahasa dan terminologi apa yang digunakan, serta kapan Anda menyelenggarakan pertemuan. Intensitas metode pelibatan harus sesuai dengan tujuan Anda, yang berarti bahwa Anda mungkin akan melibatkan beberapa kelompok lebih sering atau lebih jarang dibandingkan kelompok lainnya.
Menjadi perhatian
Sebelum Anda mulai melibatkan pemangku kepentingan, pertimbangkan organisasi menyeluruh yang diperlukan untuk pelibatan pemangku kepentingan yang bermakna. Mungkin terdapat ekspektasi yang berbeda antara Anda dan pemangku kepentingan. Pemangku kepentingan mungkin akan kewalahan dengan permintaan pelibatan dari berbagai sumber di dalam industri atau organisasi. Selain itu, pelibatan pemangku kepentingan yang tidak peka terhadap potensi masalah politik, budaya, dan hambatan bahasa dapat merusak pembangunan kepercayaan dan pengumpulan informasi. Hal ini terutama terjadi ketika melibatkan kelompok rentan (misalnya, pekerja migran, pembela hak asasi manusia, masyarakat adat) dalam situasi yang menantang. Sangat penting untuk menyadari konteksnya dan merespons dengan tepat. Mengkomunikasikan hasil dan tujuan pelibatan Anda dengan jelas sangat penting untuk menghindari ekspektasi yang keliru dan menjaga hubungan yang saling percaya. Ingatlah bahwa pelibatan pemangku kepentingan yang bermakna membutuhkan investasi waktu dan upaya tidak hanya dari perusahaan Anda, tetapi juga pemangku kepentingan Anda.
Membangun kapasitas internal
Selain itu, mendapatkan dukungan internal yang diperlukan untuk proyek Anda sangatlah penting. Keterlibatan pemangku kepentingan yang bermakna yang bertujuan untuk membangun hubungan yang tahan lama dan berharga membutuhkan sumber daya manusia dan keuangan. Berdasarkan pengalaman kami, pengembangan kapasitas untuk mengembangkan kompetensi yang tepat untuk melibatkan pemangku kepentingan yang berbeda dalam berbagai konteks merupakan hal yang sangat penting. Selain itu, Anda membutuhkan sumber daya untuk mengubah informasi yang Anda kumpulkan menjadi tindakan dan target. Memperjelas proses eskalasi internal untuk situasi di mana keterlibatan pemangku kepentingan mengarah pada risiko keberlanjutan atau perlindungan yang serius juga penting. Cara Anda melaporkan dan bereaksi secara internal terhadap dampak lingkungan dan hak asasi manusia yang merugikan yang ditemukan selama pelibatan pemangku kepentingan harus jelas dan cepat.
Bagikan wawasan Anda
Terkait pelaporan, pertimbangkan siapa yang perlu mengetahui temuan Anda secara internal dan eksternal, dan informasi apa yang mereka cari. Anda harus menetapkan indikator untuk mengukur efektivitas dan keberhasilan pelibatan, rencana aksi, dan target Anda. Evaluasi dan perbaikan secara berkala harus diintegrasikan ke dalam setiap strategi pelibatan sejak awal.
Terakhir, pastikan bahwa dokumentasi keterlibatan Anda jelas dan Anda mengkomunikasikan cara-cara yang akan Anda gunakan untuk melaporkan secara internal dan eksternal. Diskusikan dengan setiap pemangku kepentingan mengenai tingkat kerahasiaan yang diperlukan.
Bagaimana kami dapat membantu
LRQA dapat membantu Anda dalam mengembangkan strategi pelibatan pemangku kepentingan yang holistik dan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda serta berbagai persyaratan peraturan (CSRD, CSDDD, EUDR, EUBR, dan lain-lain). Kami menawarkan layanan lebih lanjut seperti survei pekerja, dukungan audit dan penilaian di tempat (ERSA), program peningkatan kapasitas yang disesuaikan melalui platform pembelajaran EiQ learn serta perangkat lunak uji tuntas rantai pasokan lengkap EiQ dan semua layanan yang terhubung (mekanisme pengaduan, strategi pengadaan yang bertanggung jawab, dll).
[1]UN_GCD_Seri_Wawasan_HR_Uji_Tuntas_Keterlibatanpemangkukepentingan_bahasa Inggris.pdf
